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每次只做一件事  

2009-09-15 16:52:13|  分类: 管理实战 |  标签: |举报 |字号 订阅

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每次只做一件事

作者:毛尧飞 杨立军

  亲历感悟:卓越的职场人士往往懂得专注于一项工作的重要性。

  大家应该都有这样的经历:我们正在全神贯注地做一件事情,突然电话铃响了、同事请求协助、下属需要我们帮助解决问题、上司又给我们新的安排……于是我们不得不被迫中断进行中的工作。这样来回折腾几个回合,很可能连一件事情都没完成,甚至还会因为不断地被打扰而忘了刚才手头正在做的事,刚刚理清的思路也因此不能再继续深入下去。那我们应该如何处理这种频繁出现的干扰呢?也许下面这个故事对我们会有一定的启发。

 

  世界上,最紧张的地方可能要数只有10平方米的纽约中央车站问询处。每天,那里都是人潮汹涌,匆匆的旅客都争着询问自己的问题,都希望能够立即得到答案。对于问询处的服务人员来说,工作的紧张与压力可想而知。可柜台后面的那位服务人员看起来一点也不紧张。他身材瘦小,戴着眼镜,一副文弱的样子,显得那么轻松自如、镇定自若。

  在他面前的旅客,是一个矮胖的妇人,头上扎着一条丝巾,已被汗水湿透,充满了焦虑与不安。问询处的先生倾斜着上半身,以便能倾听她的声音。“是的,你要问什么?”他把头抬高,集中精力,透过他的厚镜片看着这位妇人,“你要去哪里?

  这时,有位穿着入时,一手提着皮箱,头上戴着昂贵的帽子的男子,试图插话进来。但是,这位服务人员却旁若无人,只是继续和这位妇人说话:“你要去哪里?

  “春田。”

  “是俄亥俄州的春田吗?”“不,是马萨诸塞州的春田。”

  他根本不需要行车时刻表,就说:“那班车是在10分钟之内,在第15号站台发车。你不用跑,时间还足够。”

  “你是说15号站台吗?

  “是的,太太。”

  女人转身离开,这位先生立即将注意力转移到下一位客人——戴着高贵的帽子的那位男子。但是,没多久,那位妇人又回头来问一次站台号码。“你刚才说是15号站台?”这一次,这位服务人员集中精力在下一位旅客身上,不再管这位头上扎丝巾的妇人了。

  有人请教那位服务人员:“能否告诉我,你是如何做到并保持冷静的呢?

  那个人这样回答:“我并没有和公众打交道,我只是单纯处理一位旅客。忙完一位,才换下一位,在一整天之中,我一次只服务一位旅客。”

 

  “一次只做一件事”是解决因为工作不断被迫中断而变得效率低下问题的良药。德鲁克曾在《哈佛商业评论》上就“每次只做一件事”发表文章,以他96年的丰富经历非常肯定地指出:“我还没有碰到过哪位经理人可以同时处理两个以上的任务,并且仍然保持高效。”

 

  卓越的职场人士往往懂得专注于一项工作的重要性。

 

  伯利恒钢铁公司总裁查理斯?舒瓦普曾经为了提高公司业绩而求助于效率专家艾维利。艾维利告诉舒瓦普能够帮助他把钢铁公司管理得更好。舒瓦普则表示他自己懂得如何管理,但事实上公司业绩不尽如人意,他需要的不是更多的知识,而是更多的行动。他告诉艾维利:“应该做什么,我自己是非常清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行这些计划,我可以听你的,在合理范围之内价钱由你来决定。”

 

  艾维利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸说:“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”接着又说:“现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序。”这花费了大约5分钟。艾维利接着说:“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事就是把这个纸条拿出来,处理第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事,那不要紧。因为你总是做着最重要的事情。”

 

  艾维利又说:“每天都要这样做。当你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样做。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

 

  整个会见历时不到半小时。几个月之后,舒瓦普给艾维利寄去一张2.5万美元的支票,还有一封信。信上说,从钱的观点看,那半小时是他一生中最有价值的一课。后来有人说,5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂,艾维利提出的方法功不可没。这个方法为查理斯?舒瓦普赚得1亿美元。

 

  在现实工作中,我们必须学会每次只专注于一项工作。这将帮助我们把时间首先运用在最重要、最能产生效益的工作上。

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