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别再逼员工加班了?  

2017-05-26 14:56:41|  分类: 管理实战 |  标签: |举报 |字号 订阅

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70%的优秀员工,都是被这些事情逼走的

/【美】杰夫?萨瑟兰(Jeff Sutherland

我们经常听到人们吹嘘自己一心多用的能力,比如某人一次能做 3 个项目,某人能边开车边打电话,某人大声抱怨每天应付多少事情,以此炫耀自己能力多么强。这种盲目吹嘘正在成为我们工作文化的一部分。现在,你会在有些公司的工作手册中看到诸如“员工必须有能力同时做好 5项工作”之类的要求。

同时处理多项任务的能力似乎很有诱惑力,事实上,人们对于自己同时执行多项任务的能力存在严重自信心膨胀;你们很有可能高估了自己的能力。

其实,你一次只能做一件事

人们之所以同时执行多项任务,并不是因为他们擅长这样做,而是因为他们容易分心,难以克制自己去做另一件事的冲动。”换句话说,那些最喜欢同时执行多项任务的人自制能力相对较弱,没有办法让自己长时间集中精力。

你可能想说:你说的都对,但是我现在是做生意,不得不同时做一连串的事情,我的团队要同时解决 5 个项目,我不得不保持竞争力,我必须应付。”

这个时候,不得不提到,很多公司针对重要项目开展过大量的研究工作,这类研究之所以会这么多,是因为他们每年都会浪费数百万、数千万甚至数亿美元,而产品却越来越糟。下面就是任务转换造成的损失。

也就是说:如果你同时开展 5 个项目,那么就有整整 75%的工作是浪费掉的,换句话说,这就相当于你的一天中将有 3/4 的时间是被浪费掉的。

这就是同时执行多项任务的代价。我们都生活在一个不得不这么做的时代,别人对我们也会提出不同的要求,比如电话铃响了,而且这个电话非常重要;孩子放学回家了;老板走进了室等等。但我希望大家能够意识到环境改变是有成本的。这是确确实实存在的,你应该努力实现这种成本的最小化。

如果你正在处理一些复杂的事情,比如,正在写报告、准备做陈述、开发一款软件的一部分,或者准备出一本书,那么在你的心里就可能装满很复杂的事情。你必须考虑许多因素,记住自己完成了什么,想要走向何方,可能会遇到什么障碍。这些都是相当棘手的事情。如果你被别人打扰了,或者不得不快速转到另一个项目时,哪怕只是一会儿,又会发生什么?

你可以想象得到的结果就是,原本小心翼翼建立的思维架构就毁了,你可能必须花费好几个小时的时间才能再回到原本的意识状态。这就是代价。所以,你不要同时执行几项任务,尽量减少时间的浪费。你可以关掉电话,在门上挂上“请勿打扰”的牌子,然后集中精力逐一解决掉手上的事情。

工时越长,效率越低

麦肯锡当时的公司文化是每周工作七天,如果你不工作那么久,公司就觉得你没有干好自己的本职工作,没有对团队做出贡献。

当时由于宗教信仰,一位员工每周只工作6天,但是他注意到一件事:虽然他的工作时间比较少,完成的工作量却比别人多,他决定尝试每周只工作5 天,这次他发现自己做的事变得更多了。他告诉老板,工作时间太长,做的事情反而会减少。老板对这样的想法满腹狐疑。减少工时?那不就是在偷懒吗?

这时候,麦肯锡的工作压力太大,一些无法接受的员工便选择了辞职。老板注意到工作效率与工作时间的对比发生了变化。延长工时不能继续增加产出了。有一天,他把我拉进他的办公室,在一块白板上画出了一幅曲线图。

纵轴代表着工作效率,横轴代表着每周工时。效率最高时,每周工时略少于 40 小时。获得这种数据之后,麦肯锡老板开始让员工早点下班。

值得惊喜的是,麦肯锡公司团队引入敏捷管理方法之后,工作效率提高了 25%~35%后来公司发现员工的实际工作状况,竟高于他们自己口头描述的工作状况,整个公司干劲十足。

加班加点地工作不是敬业的标志,而是失败的标志。他让员工早点下班,不是想让他们过一种平衡的生活,而是因为他们会完成更多的工作。因此,不要加班到深夜了,也不要周末加班了。休假的时候,公司希望他们安心度假,不必查看电子邮件,也不必过问办公室的事情。该公司的思维方式认为,如果一个团队的领导者在休假时还要确保办公室一切正常,那么这就说明他没有管理好自己的团队。

就算是同一个人,在生命中的不同时刻,曲线也会有所不同。麦肯锡老板说:“我发现,随着年龄渐长,并且随着社会角色的变化,我的效率的最高点和20 年前的自己相比,已经落在工时较短的地方。”

所以,你每天能做的明智决定是有限的,做出的决定越多,就越会耗损自我控制能力,然后你就会开始一路犯错,最后犯下严重错误。正如马克斯韦尔绘制的曲线所示,这些不良决定将会影响到工作效率。因此,你应该在 5 点就下班回家,周末关掉手机,看场电影。适当减少一下工作时间,你反而能做得更多、更好。

敏捷管理方法要求参与者摒弃那种只衡量工时的思维,因为工时只代表着一种成本。相反,我们应该更多地关注产出。为什么要关注一个人用多久才完成一项任务呢?只要关注完成任务的速度和质量就足够了,这才是唯一重要的事情。

避免这些现象加重你的工作负担

敏捷管理中的工作是有节奏的。每一个迭代期,或者说每一个冲刺期,都要完成很多事情。但是“完成”意味着任务彻底完成。如果在迭代期的最后,事情只做了一半,你将比一点都没开始做更糟糕。你花费了资源,付出了努力和时间,最后没有得到任何成果。

另外,如果我们没有在发现问题之后立即改正,而是拖延到未来的某个时间去解决,就会花费更多时间。当你在做一个项目的时候,大脑专注于它,你很清楚做某件事的所有原因,这时你的脑子里存在一个与之相关的复杂架构。想在几个星期后重新建立这样的架构十分困难,你必须先想起你在做决定时考虑的所有因素,必须重新建立促使你做出该决定的思考流程,再度成为当时的自己,把自己拉回到已经不复存在的思维里。做这些动作都要花费时间,而且还是更长的时间,是你在发现问题时立即改正所需时间的 24 倍。

还有四种现象浪费会延长人们的工作时间,加重工作负担。

第一种不合理现象是“目标荒谬”。你可以给你的团队制定一些富有挑战性的目标,促使他们创造更多成果,但不能制定一些荒谬的、不切实际的目标。

第二种不合理现象是“期待过高”。你是否经常听到有人夸耀自己的英勇行为拯救了某个项目?通常,别人往往会用拍拍他的肩膀、欢呼或祝贺作为回应。我认为这是工作进程中的一个根本缺陷。如果一个团队经常依赖某个“英雄人物”才能赶在截止日期之前完成任务,就说明这个团队平时并没有按照应有的方式开展工作。不停地从一个危机过渡到下一个危机会让人筋疲力尽,团队也不可能实现合理、持续的改善。

第三种不合理现象就是“负担过重”。这类现象包括公司的规定过于烦琐,妨碍了工作;没必要的汇报。导致员工为了填表而填表;没有意义的会议耗费了时间,却创造不出任何价值。

还有第四种不合理现象,即“情绪浪费”。在一个公司里面,只要存在一个令人讨厌的人,就会造成这种情绪浪费,因为这个人往往倾向于激怒别人,导致别人陷入狂躁。这种人通常宣称自己只是在竭力帮助别人更好地工作,以此为自己的行为找到合理借口,其实它们只是在放纵自己性格中的一些消极方面,这种人最擅长削弱一个团队实现卓越业绩的能力。

不要做一个令人讨厌的人,而且也不要允许、纵容或容忍别人成为这种人。

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